كيف تُحسّن مهاراتك في التواصل؟
بقلم بروكسر
•
9 يناير 2021
•
١١ دقيقة قراءة
التواصل قوة دافعة في أي منظمة. وتُعدّ فعالية عملية التواصل عاملاً حاسماً في تحديد نجاح أي مؤسسة تجارية، وغيرها من القطاعات.
لكن ما هو التواصل؟ ببساطة، التواصل هو تفاعل بين طرفين. بل يمكننا القول إنه تبادل للمشاعر والأفكار يُساعدنا على تقديم أنفسنا.
بما أن المنظمة تُعتبر كياناً حياً، فلها أيضاً استراتيجياتها وأفكارها الخاصة بالتواصل.
من خلال التواصل الفعال، تستطيع الشركات في المناطق النائية أن تزدهر وتحقق أهدافها بنجاح.
في غياب التواصل الجيد، تُصبح إدارة المنظمات معزولة، ولن تتمكن من التواصل مع موظفيها.
لذا، يُعدّ التواصل الفعال للمنظمة كالروح للجسد، فهو يُساعد على بناء علاقة متينة بين المُرسِل والمُستقبِل.
يترك التواصل الفعال للرسالة أثراً لا يُمحى في ذهن المُستقبِل.
مع ذلك، يتطلب التواصل الفعال من الأفراد امتلاك المعرفة والخبرة في جميع جوانب عملية التواصل.
ونتيجةً لذلك، يتمتع الموظفون المعينون في مراكز الاتصال بالكفاءة اللازمة ويعرفون كيفية تقديم المعلومات.
لكن، كيف يمكنك التأكد من فعالية تواصلك؟ إذا كان تواصلك متوافقًا مع النماذج التالية، فهو مفيد.
أما إذا لم يستوفِ متطلبات هذه النماذج، فأنت بحاجة إلى تحسين مهاراتك في التواصل.
إلى جانب النموذج المذكور أعلاه، يوجد نموذج آخر يمكنه تسهيل عملية تواصل فعّالة. "PAIBOC" هو اختصار من ستة أحرف يمثل هذا النموذج.
Non-verbal communication implies conveying without the use of words. The non-verbal aspects of communication entail the usage of various signals, signs, or indicators.
Such bodily movements help an individual to express feelings and emotions of happiness, displeasure, or anger.
As we all know, the face is the index of the mind. So, the intentions of the speaker can be exhibited and read by the audience from their face.
Hence, non-verbal communication helps to make the message effective and works as a compliment for your content.
There are four types of non-verbal communications- paralanguage, proxemics, body language or kinesics, and sign language.
With your effectual body language, you can exhibit your interest in the process of communication.
Such activities involve lip twisting, eye contact, the twinkling of eyes, shaking hands, a correct body posture, etc.
According to research, تشكل لغة الجسد 55% من تواصلك. Moreover, the pitch of your voice helps to convey 38% of the information.
Hence, the actual content owes only 7% to facilitate the communication process.
So, you can use functional body language in your communication process.
For example, when an audience sits in front of the speaker and leans towards them, this shows their interest in the speaker’s discourse.
Under stress, people tend to close their fists and bank against the table. Moreover, biting of nails exhibits stress and tension in a person.
Eye contact helps to know the inner feelings of the speakers. On the other hand, lowering of eyes is a sign of respect for people.
The face is the mirror of a personality and exhibits the true expression of an individual.
According to another research, a نظرة واحدة على شخص ما لمدة 33 ميكروثانية can help to know about their personality.
So, the speaker should always make sure to smile and proffer their speech during communication.
نموذج برايد
صُمم هذا النموذج من قِبل فاردامان وفاردامان، ويساعدك على تحديد عملية تواصل فعّالة. ويرمز إلى هذا النموذج بالاختصار المكون من خمسة أحرف "PRIDE".الغرض من التواصل
يُعتبر التواصل فاشلاً إذا لم يُساعدك على تحقيق أهدافه. لذا، ينبغي أن يتحلى التواصل بروح المسؤولية.دور المُستقبِل (R)
المتلقي هو الشخص الذي يستنتج مستوى ذكاء المتحدث. لذا، ينبغي على المتحدث أن يكون على دراية بالمستوى الفكري والنفسي والكفاءة لدى المتلقي. ستساعده هذه المعرفة على التفكير في رسالته وتعديلها.التأثير المرجو
يُقصد بالتأثير كيفية إيصال المُرسِل رسالته إلى المُستقبِل. ولا يُمكن للمرء أن ينجح في مهمته إلا إذا حققت الرسالة التأثير المرجو من خلال تحقيق الغرض منها.د- تصميم الاتصالات
التصميم يعني تخطيط المرسل لإجراءات الاتصال.التنفيذ الإلكتروني
يشمل التنفيذ إضفاء الشكل على الفكرة. وبالتالي، فهو عملية تحويل تخطيط المرسل إلى فعل.نموذج PAIBOC
إلى جانب النموذج المذكور أعلاه، يوجد نموذج آخر يمكنه تسهيل عملية تواصل فعّالة. "PAIBOC" هو اختصار من ستة أحرف يمثل هذا النموذج.
الغرض
ما هو الهدف الصحيح من إجراءات التواصل الخاصة بك؟ ما الذي تريد أن يفهمه ويشعر به المستمع؟الجمهور أ
من هم جمهورك؟ وكيف يختلف جمهورك عن الجماهير الأخرى؟ يجب أن تعرف القدرة الفكرية وقوة استيعاب جمهوركالمعلومات الإلكترونية
تساعدك المعلومات الواردة في الرسالة على معرفة المشاكل التي يمكن حلها من خلالها.ب- الفائدة
ما نوع الفوائد التي يمكنك تقديمها لجمهورك من خلال مقالتك؟ج- السياق
كيف ستؤثر رسالتك على جمهورك؟ هل ستساعد رسالتك المؤسسة على التقدم أم لا؟السبعة جيم
لضمان عملية تواصل فعّالة، ينبغي معرفة تطبيق بعض المبادئ. هذه المبادئ أساسية للتواصل، وتُرسّخ دعائم التميّز. علاوة على ذلك، يجب تجنّب أي سوء فهم. لذا، دعونا نلقي نظرة على العناصر السبعة الأساسية التي تُشكّل حجر الزاوية في جعل التواصل فعّالاً.اكتمال
إنها السمة الأولى والأهم للتواصل الفعال. ينص هذا المبدأ على أن الرسالة المرسلة يجب أن تكون كاملة من حيث المعلومات والحقائق والأفكار. للالتزام بهذا المبدأ، ينبغي مراعاة النقاط التالية:- ما هي الرسالة؟
- إلى من تُرسل الرسالة؟
- ما سبب هذه الرسالة؟
- متى يجب أن تصل الرسالة إلى المتلقي؟
- ما هي وجهة الرسالة؟
المعلومات الضرورية
يجب أن تتضمن الرسالة جميع المعلومات الضرورية التي يحتاجها المتلقي لفهمها. تشمل هذه المعلومات إجابات على أسئلة "من، ماذا، متى، أين، لماذا، ماذا، متى، من". على سبيل المثال: ماذا تريد؟ متى تريد ذلك؟ من المطلوب لهذه المهمة؟ أين سيتم تنفيذها؟ لماذا تريدها؟ كيف سيتم تنفيذها؟الأشياء المطلوبة
إلى جانب الإجابة على الأسئلة المحتملة، من الضروري دمج العناصر الرسمية في الرسالة، إذ قد يُربك ذلك المتلقي. إن إغفال هذه المعلومات قد يُظهر عدم إلمامك بالعملاء، سواءً من حيث الإجراءات الرسمية أو غيرها من المتطلبات.الإيجاز
ثاني أهم مبادئ الرسالة هو الإيجاز. وهذا يعني ضرورة إيصال نوايا المرسل إلى المتلقي بأسلوب بسيط وواضح، بحيث يفهمها المتلقي. ولكي يفهم المتلقي الرسالة بنفس المعنى، ينبغي على المتحدث استخدام كلمات مناسبة تُسهّل فهمها بدقة. علاوة على ذلك، يجب دمج الرسائل القصيرة مع التركيز على الإيجاز اللفظي. كما ينبغي على المتحدث تجنب استخدام المفردات المبهمة. إن تجنب هذه الكلمات يوفر الوقت لكل من المرسل والمتلقي.تخلص من التعبيرات المطولة
على سبيل المثال، استبدل هذه العبارات بالكلمات المعطاة: في حالة – إذا مرفق طيه – مرفق في الواقع – في الحقيقة نرغب في أن نستلم – نريدتجنب التكرار غير الضروري
ينبغي أن تكون الرسالة واضحة، وأن توفر الجهد والمال لكلا الطرفين. كما يمكن للمتلقي دائمًا طلب التوضيح من المرسل. لذا، ينبغي على المرسل تجنب تكرار الأفكار نفسها في الرسالة ذاتها.استخدم المواد ذات الصلة
في مجال التواصل، لا مجال للتوضيحات غير المرغوب فيها، أو الصفات المفرطة، أو حروف الجر، أو التعليمات الطويلة.اعتبار
مراعاة مشاعر المتلقي هي السمة الأساسية الثالثة للرسالة. وكما يوحي الاسم، تهدف مراعاة مشاعر المتلقي إلى إيصال الرسالة مع الحرص على مراعاة مشاعره، كما أنها تتضمن اللباقة. علاوة على ذلك، ينبغي على المستمع إبداء رأيه. وعلى المتحدث أن يسعى إلى إيصال الجوانب السلبية بأسلوب بليغ لا يمس مشاعر المستمع. الرسالة الموثوقة تعزز الثقة المتبادلة بين الطرفين.الملموسية
يهدف الوضوح إلى استخدام معلومات واضحة ومحددة ودقيقة في رسائلك. وذلك لأن التفاصيل غير المؤكدة قد يكون لها تأثير سلبي كبير وتؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة.إرسال في الوقت المناسب
لا جدوى من إيصال الرسالة بعد إنجاز العمل. لذا، من الضروري إيصال البيان في الوقت المناسب قبل الموعد النهائي.حقائق دقيقة
يجب أن تكون لغة المعلومات بسيطة ومباشرة وأن تذكر الحقائق.الود
يجب على المتحدث التأكد من إيصال الرسالة في ظروف مواتية، أي أن تكون هذه الظروف غير مزعجة للمتلقي.الوضوح
تُنتج الأفكار كلمات تساعد المتلقي على فهم معناها. ويمكن للمتحدث ضمان شفافية المراجعات من خلال العناصر التالية:صفاء الأفكار
الغرض من الرسالة، ووسيلة نقلها، واختيار وسيلة التواصل. على سبيل المثال، لنفترض أن بعض المواد التحريضية محفوظة في مستودع. في هذه الحالة، يجب على مُرسِل الرسالة تعليق لافتة كُتب عليها "ممنوع التدخين" خارج المستودع.وضوح التعبير
ينبغي للمتلقي أن يفهم بسرعة معنى الرسالة وطريقة عرضها من خلال عملية التواصل. فعلى سبيل المثال، في الجيش، توجد عدة رموز يمكن للأطراف التدرب عليها لتبادل المعلومات. علاوة على ذلك، يجب على المتحدث الحرص على استخدام أسلوب مباشر وواضح. على سبيل المثال: التعبير غير المباشر: لقد أعجبنا جميعًا بجهودك. التعبير المباشر: نحن جميعًا معجبون بأفعالك.استخدم جملًا قصيرة
تميل الجمل الطويلة إلى أن تصبح معقدة، وبالتالي قد تربك المستمع.كياسة
كلما كانت رسالتك أكثر تهذيبًا، زاد تأثيرها الإيجابي على المستمع. يمكنك إضفاء لمسة من اللباقة على رسالتك من خلال السمات التالية:- اعتذر عن أي خطأ وأظهر أسفك له.
- يرجى الرد على التعليقات فوراً
- لا تُظهر أي حماس مفرط في تعبيرك يجعل رسالتك غامضة وغير لائقة.
- عبّر عن امتنانك للجمهور على استماعهم لرسالتك
الصواب
سواءً كانت لغتك رسمية أم غير رسمية، يجب أن تكون صحيحة. إن نقل ما لا تؤمن به يضر بمصداقيتك. إلى جانب مبادئ التواصل السبعة الأساسية، هناك استراتيجيات أخرى يجب اتباعها لإتقان مهارات التواصل.التواصل غير اللفظي
Non-verbal communication implies conveying without the use of words. The non-verbal aspects of communication entail the usage of various signals, signs, or indicators.
Such bodily movements help an individual to express feelings and emotions of happiness, displeasure, or anger.
As we all know, the face is the index of the mind. So, the intentions of the speaker can be exhibited and read by the audience from their face.
Hence, non-verbal communication helps to make the message effective and works as a compliment for your content.
There are four types of non-verbal communications- paralanguage, proxemics, body language or kinesics, and sign language.
With your effectual body language, you can exhibit your interest in the process of communication.
Such activities involve lip twisting, eye contact, the twinkling of eyes, shaking hands, a correct body posture, etc.
According to research, تشكل لغة الجسد 55% من تواصلك. Moreover, the pitch of your voice helps to convey 38% of the information.
Hence, the actual content owes only 7% to facilitate the communication process.
So, you can use functional body language in your communication process.
For example, when an audience sits in front of the speaker and leans towards them, this shows their interest in the speaker’s discourse.
Under stress, people tend to close their fists and bank against the table. Moreover, biting of nails exhibits stress and tension in a person.
Eye contact helps to know the inner feelings of the speakers. On the other hand, lowering of eyes is a sign of respect for people.
The face is the mirror of a personality and exhibits the true expression of an individual.
According to another research, a نظرة واحدة على شخص ما لمدة 33 ميكروثانية can help to know about their personality.
So, the speaker should always make sure to smile and proffer their speech during communication.
