Come migliorare le proprie capacità comunicative?
Di Broxer
•
9 gennaio 2021
•
11 minuti di lettura
La comunicazione è una forza trainante in un'organizzazione. L'efficacia del processo comunicativo è un fattore cruciale per determinare il successo di un'azienda e di altri settori.
Ma cos'è la comunicazione? In termini semplici, la comunicazione è un'interazione tra due parti. Potremmo anche dire che la comunicazione è uno scambio di sentimenti e idee che ci aiuta a presentarci.
Poiché un'organizzazione è personificata come un'entità vivente, possiede anche le proprie strategie e ideologie di comunicazione.
È attraverso una comunicazione efficace che le aziende, anche in aree remote, possono prosperare e raggiungere con successo i propri obiettivi.
In assenza di una buona comunicazione, il management delle organizzazioni si troverebbe isolato e non sarebbe in grado di stabilire alcun contatto con i dipendenti.
Pertanto, una comunicazione efficace è vitale per un'organizzazione quanto l'anima lo è per un corpo. Contribuisce a creare un legame tra mittente e destinatario.
La comunicazione efficace di un messaggio da parte del mittente lascia un'impressione indelebile nella mente del destinatario.
Tuttavia, una comunicazione efficace richiede che gli individui possiedano conoscenze e competenze in ogni aspetto del processo comunicativo.
Per questo motivo, i dipendenti impiegati nei centri di comunicazione sono sufficientemente competenti e sanno come fornire le informazioni.
Ma come si fa a capire se la propria comunicazione è efficace? Se la comunicazione funziona secondo i seguenti modelli, allora è utile.
D'altra parte, se non soddisfa i requisiti dei modelli indicati, è necessario migliorare le proprie capacità comunicative.
Oltre al modello sopra descritto, ne esiste un altro che può facilitare un processo di comunicazione efficace. "PAIBOC" è un acronimo di sei lettere che rappresenta questo modello.
Non-verbal communication implies conveying without the use of words. The non-verbal aspects of communication entail the usage of various signals, signs, or indicators.
Such bodily movements help an individual to express feelings and emotions of happiness, displeasure, or anger.
As we all know, the face is the index of the mind. So, the intentions of the speaker can be exhibited and read by the audience from their face.
Hence, non-verbal communication helps to make the message effective and works as a compliment for your content.
There are four types of non-verbal communications- paralanguage, proxemics, body language or kinesics, and sign language.
With your effectual body language, you can exhibit your interest in the process of communication.
Such activities involve lip twisting, eye contact, the twinkling of eyes, shaking hands, a correct body posture, etc.
According to research, Il linguaggio del corpo integra il 55% della tua comunicazione. Moreover, the pitch of your voice helps to convey 38% of the information.
Hence, the actual content owes only 7% to facilitate the communication process.
So, you can use functional body language in your communication process.
For example, when an audience sits in front of the speaker and leans towards them, this shows their interest in the speaker’s discourse.
Under stress, people tend to close their fists and bank against the table. Moreover, biting of nails exhibits stress and tension in a person.
Eye contact helps to know the inner feelings of the speakers. On the other hand, lowering of eyes is a sign of respect for people.
The face is the mirror of a personality and exhibits the true expression of an individual.
According to another research, a anche un solo sguardo a una persona per 33 microsecondi can help to know about their personality.
So, the speaker should always make sure to smile and proffer their speech during communication.
Modello PRIDE
Questo modello è stato creato da Vardaman e Vardaman e aiuta a definire un processo di comunicazione efficace. L'acronimo di cinque lettere PRIDE rappresenta il modello.P - Lo scopo della comunicazione
La comunicazione è un fallimento se non ti aiuta a raggiungere i suoi obiettivi. Pertanto, nella tua comunicazione dovrebbe esserci un senso di responsabilità.Ruolo del ricevitore R
Il destinatario è l'individuo che deduce il livello di intelligenza di chi parla. Pertanto, chi parla dovrebbe essere consapevole del livello intellettuale, psicologico e di competenza del destinatario. Tale conoscenza lo aiuterà a riflettere sul suo messaggio e ad adattarlo.I-Impatto desiderato
L'impatto si riferisce al modo in cui il comunicatore trasmette il proprio messaggio al destinatario. Si può raggiungere il proprio obiettivo solo se il messaggio produce un impatto positivo, adempiendo allo scopo prefissato.D - Progettazione della comunicazione
La progettazione implica la pianificazione da parte del mittente della procedura di comunicazione.Esecuzione elettronica
L'esecuzione consiste nel dare forma all'idea. Pertanto, è il processo di trasformazione della pianificazione del mittente in azione.Modello PAIBOC
Oltre al modello sopra descritto, ne esiste un altro che può facilitare un processo di comunicazione efficace. "PAIBOC" è un acronimo di sei lettere che rappresenta questo modello.
P- Scopo
Qual è lo scopo preciso della tua procedura di comunicazione? Cosa vuoi che il tuo interlocutore comprenda e provi?Pubblico A
Chi è il tuo pubblico? In cosa si distingue dagli altri? Dovresti conoscere la capacità intellettuale e la capacità di apprendimento del tuo pubblico.I-Informazioni
Le informazioni contenute nel messaggio ti aiutano a capire quali problemi possono essere risolti.B- Beneficio
Che tipo di vantaggi puoi offrire al tuo pubblico attraverso il tuo articolo?Contesto C
In che modo il tuo messaggio influenzerà il pubblico? Il tuo messaggio contribuirà al progresso dell'organizzazione o no?Le sette C
Per garantire un processo di comunicazione efficace, è necessario conoscere l'applicazione di alcuni principi. Tali principi sono fondamentali per la comunicazione e pongono le basi per un'eccellenza. Inoltre, non devono esserci incomprensioni. Diamo quindi un'occhiata alle sette C che fungono da punto di riferimento per una comunicazione efficace.Completezza
È il primo e più importante attributo di una comunicazione efficace. Questo principio afferma che il messaggio trasmesso deve essere completo in termini di informazioni, fatti e idee. Per rispettare questo principio, è necessario tenere conto delle seguenti domande:- Qual è il messaggio?
- A chi è indirizzato il messaggio?
- Qual è la causa del messaggio?
- Quando dovrebbe arrivare il messaggio al destinatario?
- Qual è la destinazione del messaggio?
Informazioni necessarie
Il messaggio deve contenere tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa comprenderlo. Tali informazioni includono le risposte alle 5 W (Who, What, WhenLe cose necessarie
Oltre a rispondere alle possibili domande, è fondamentale integrare nel messaggio gli elementi formali che potrebbero confondere il destinatario. La mancanza di tali informazioni potrebbe denotare una scarsa comprensione delle esigenze del cliente, sia in termini di formalità che di altre necessità.Concisione
Il secondo principio fondamentale di un messaggio è la concisione. Ciò significa che le intenzioni del mittente devono essere trasmesse al destinatario in modo semplice e da quest'ultimo recepite. Affinché il destinatario comprenda il messaggio nello stesso senso, chi parla dovrebbe utilizzare parole appropriate che ne facilitino la comprensione. Inoltre, è importante integrare i messaggi brevi con l'efficacia e l'economia verbale. Chi parla dovrebbe anche evitare l'uso di un vocabolario ambiguo. L'assenza di tali parole farà risparmiare tempo sia al mittente che al destinatario.Elimina le espressioni prolisse
Ad esempio, sostituisci queste frasi con le parole indicate: Nel caso di – Se In allegato – allegato In effetti – In realtà È nostro desiderio ricevere – desideriamoEvitare ripetizioni inutili
Il messaggio deve essere chiaro e deve consentire a entrambe le parti di risparmiare tempo e denaro. Inoltre, il destinatario può sempre chiedere chiarimenti al mittente. Pertanto, il mittente non dovrebbe mai ripetere idee simili nello stesso messaggio.Utilizzare materiale pertinente
Nella comunicazione non c'è spazio per chiarimenti superflui, aggettivi e preposizioni eccessivi o istruzioni prolisse.Considerazione
La considerazione è il terzo attributo essenziale di un messaggio. Come suggerisce il nome, la considerazione mira a trasmettere il messaggio tenendo conto del destinatario. Integra inoltre la cortesia. Inoltre, anche l'ascoltatore dovrebbe fornire un feedback. Chi parla dovrebbe cercare di comunicare gli aspetti negativi con un linguaggio ricco e non lesivo dell'ego dell'ascoltatore. Un messaggio credibile rafforza la fiducia reciproca tra le parti.Concretezza
La concretezza mira a utilizzare informazioni chiare, specifiche e precise nei propri messaggi. Questo perché i dettagli non confermati possono avere un impatto negativo significativo e portare a decisioni errate.Spedizione tempestiva
Comunicare un messaggio a lavoro già concluso non ha alcuna rilevanza. Pertanto, è fondamentale trasmettere il messaggio al momento giusto, prima della scadenza.Fatti accurati
Il linguaggio delle informazioni deve essere semplice, diretto e deve esporre i fatti.Affabilità
Chi parla deve assicurarsi di trasmettere il messaggio in circostanze favorevoli. Ciò significa che le condizioni non devono creare alcun disagio al destinatario.Chiarezza
Il risultato delle idee sono le parole che aiutano il destinatario a comprendere il significato delle idee stesse. Chi parla può garantire la trasparenza delle recensioni attraverso i seguenti elementi:Chiarezza di pensiero
Lo scopo del messaggio, il materiale di trasmissione e la scelta del mezzo di comunicazione. Ad esempio, supponiamo che in un magazzino sia custodito del materiale infiammabile. In tal caso, chi comunica deve affiggere un cartello con la scritta "È vietato fumare" all'esterno del magazzino.Chiarezza di espressione
Il destinatario dovrebbe comprendere rapidamente il significato e la presentazione del messaggio da parte del mittente attraverso il processo comunicativo. Ad esempio, nell'esercito esistono diversi codici che le parti possono utilizzare per comunicare informazioni. Inoltre, chi parla deve assicurarsi di utilizzare un linguaggio diretto e preciso. Ad esempio: espressione indiretta: abbiamo tutti ammirato i tuoi sforzi. Espressione diretta: siamo tutti ammirati dalle tue azioni.Utilizzare frasi brevi
Le frasi lunghe tendono a diventare complicate e quindi possono confondere chi ascolta.Cortesia
Quanto più cortese sarà il tuo messaggio, tanto più positivo sarà l'impatto sull'ascoltatore. Puoi integrare la cortesia nel tuo messaggio con i seguenti elementi:- Chiedi scusa per qualsiasi errore ed esprimi il tuo dispiacere per lo stesso
- Rispondi immediatamente al feedback
- Non mostrare un'eccessiva eccitazione nell'espressione del viso che renda il tuo messaggio vago e scortese.
- Esprimi la tua gratitudine al pubblico per aver ascoltato il tuo messaggio.
Correttezza
Che il linguaggio sia formale o informale, deve essere corretto. Esprimere un'opinione in cui non si crede è dannoso per la propria credibilità. Oltre alle sette C, esistono altre strategie da seguire per sviluppare competenze comunicative impeccabili.Comunicazione non verbale
Non-verbal communication implies conveying without the use of words. The non-verbal aspects of communication entail the usage of various signals, signs, or indicators.
Such bodily movements help an individual to express feelings and emotions of happiness, displeasure, or anger.
As we all know, the face is the index of the mind. So, the intentions of the speaker can be exhibited and read by the audience from their face.
Hence, non-verbal communication helps to make the message effective and works as a compliment for your content.
There are four types of non-verbal communications- paralanguage, proxemics, body language or kinesics, and sign language.
With your effectual body language, you can exhibit your interest in the process of communication.
Such activities involve lip twisting, eye contact, the twinkling of eyes, shaking hands, a correct body posture, etc.
According to research, Il linguaggio del corpo integra il 55% della tua comunicazione. Moreover, the pitch of your voice helps to convey 38% of the information.
Hence, the actual content owes only 7% to facilitate the communication process.
So, you can use functional body language in your communication process.
For example, when an audience sits in front of the speaker and leans towards them, this shows their interest in the speaker’s discourse.
Under stress, people tend to close their fists and bank against the table. Moreover, biting of nails exhibits stress and tension in a person.
Eye contact helps to know the inner feelings of the speakers. On the other hand, lowering of eyes is a sign of respect for people.
The face is the mirror of a personality and exhibits the true expression of an individual.
According to another research, a anche un solo sguardo a una persona per 33 microsecondi can help to know about their personality.
So, the speaker should always make sure to smile and proffer their speech during communication.
