의사소통 능력을 향상시키는 방법은 무엇일까요?
브록서 지음
•
2021년 1월 9일
•
읽는 데 11분 소요
의사소통은 조직의 원동력입니다. 효과적인 의사소통 과정은 기업을 비롯한 여러 분야의 성공을 좌우하는 중요한 요소입니다.
그렇다면 의사소통이란 무엇일까요? 간단히 말해, 의사소통은 두 당사자 간의 상호작용입니다. 더 나아가 의사소통은 자신을 표현하는 데 도움이 되는 감정과 아이디어의 교환이라고 할 수 있습니다.
조직은 살아있는 유기체와 같으므로, 고유한 의사소통 전략과 이념을 가지고 있습니다.
효과적인 의사소통을 통해 기업은 지리적으로 멀리 떨어져 있더라도 번창하고 목표를 성공적으로 달성할 수 있습니다.
원활한 의사소통이 없다면 조직의 경영진은 고립되어 직원들과 소통할 수 없게 됩니다.
따라서 효과적인 의사소통은 조직에 있어 마치 몸에 영혼이 있는 것과 같습니다. 의사소통은 발신자와 수신자 간의 유대감을 형성하는 데 도움을 줍니다.
발신자가 효과적으로 메시지를 전달하면 수신자의 마음에 깊은 인상을 남깁니다.
그러나 효과적인 의사소통을 위해서는 의사소통 과정의 모든 측면에 대한 지식과 전문성이 필요합니다.
이러한 이유로 커뮤니케이션 센터에 배치된 직원들은 충분한 역량을 갖추고 있으며 정보를 효과적으로 제공하는 방법을 알고 있습니다.
하지만 커뮤니케이션이 효과적인지 어떻게 알 수 있을까요? 다음 모델들을 따른다면 효과적인 커뮤니케이션이라고 할 수 있습니다.
반대로, 제시된 모델의 요건을 충족하지 못한다면 커뮤니케이션 능력을 개선해야 합니다.
위에서 설명한 모델 외에도 효과적인 의사소통 과정을 촉진할 수 있는 또 다른 모델이 있습니다. "PAIBOC"는 이 모델을 나타내는 6글자 약어입니다.
Non-verbal communication implies conveying without the use of words. The non-verbal aspects of communication entail the usage of various signals, signs, or indicators.
Such bodily movements help an individual to express feelings and emotions of happiness, displeasure, or anger.
As we all know, the face is the index of the mind. So, the intentions of the speaker can be exhibited and read by the audience from their face.
Hence, non-verbal communication helps to make the message effective and works as a compliment for your content.
There are four types of non-verbal communications- paralanguage, proxemics, body language or kinesics, and sign language.
With your effectual body language, you can exhibit your interest in the process of communication.
Such activities involve lip twisting, eye contact, the twinkling of eyes, shaking hands, a correct body posture, etc.
According to research, body language integrates 55% of your communication. Moreover, the pitch of your voice helps to convey 38% of the information.
Hence, the actual content owes only 7% to facilitate the communication process.
So, you can use functional body language in your communication process.
For example, when an audience sits in front of the speaker and leans towards them, this shows their interest in the speaker’s discourse.
Under stress, people tend to close their fists and bank against the table. Moreover, biting of nails exhibits stress and tension in a person.
Eye contact helps to know the inner feelings of the speakers. On the other hand, lowering of eyes is a sign of respect for people.
The face is the mirror of a personality and exhibits the true expression of an individual.
According to another research, a single glance at a person for even 33 microseconds can help to know about their personality.
So, the speaker should always make sure to smile and proffer their speech during communication.
PRIDE 모델
이 모델은 바르다만과 바르다만이 개발했으며 효과적인 의사소통 과정을 파악하는 데 도움을 줍니다. 이 모델은 다섯 글자 약어인 PRIDE로 표현됩니다.P - 의사소통의 목적
의사소통이 목표 달성에 도움이 되지 못한다면 그것은 실패한 의사소통입니다. 따라서 의사소통에는 책임감이 반드시 수반되어야 합니다.R - 수신자의 역할
수신자는 화자의 지적 수준을 판단하는 주체입니다. 따라서 화자는 수신자의 지적, 심리적, 역량 수준을 파악해야 합니다. 이러한 정보를 바탕으로 수신자는 자신의 메시지를 되돌아보고 수정할 수 있습니다.I-영향력 요구
영향력이란 전달자가 수신자에게 메시지를 전달하는 방식을 의미합니다. 메시지가 목적을 달성하여 바람직한 영향을 미칠 때 비로소 전달자는 임무를 성공적으로 완수할 수 있습니다.D - 커뮤니케이션 디자인
디자인은 발신자가 의사소통 절차에 관해 계획하는 것을 의미합니다.전자 실행
실행은 아이디어를 구체화하는 것을 포함합니다. 따라서 실행이란 발신자의 계획을 행동으로 옮기는 과정입니다.PAIBOC 모델
위에서 설명한 모델 외에도 효과적인 의사소통 과정을 촉진할 수 있는 또 다른 모델이 있습니다. "PAIBOC"는 이 모델을 나타내는 6글자 약어입니다.
P - 목적
의사소통 절차의 적절한 목적은 무엇입니까? 듣는 사람이 무엇을 이해하고 느끼기를 바라십니까?A-관객
당신의 청중은 누구인가요? 당신의 청중은 다른 청중과 어떻게 다른가요? 청중의 지적 능력과 이해력을 파악해야 합니다.I-정보
메시지에 포함된 정보는 해당 메시지를 통해 해결할 수 있는 문제를 파악하는 데 도움이 됩니다.B- 혜택
당신의 글을 통해 독자들에게 어떤 이점을 제공할 수 있을까요?C- 컨텍스트
당신의 메시지는 청중에게 어떤 영향을 미칠까요? 당신의 메시지는 조직의 발전에 도움이 될까요, 아니면 도움이 되지 않을까요?7가지 C
효과적인 의사소통 과정을 위해서는 몇 가지 원칙을 숙지하고 적용하는 것이 중요합니다. 이러한 원칙들은 의사소통의 기본이며, 탁월한 의사소통의 토대를 마련해 줍니다. 더 나아가, 의사소통에 오해가 생겨서는 안 됩니다. 그렇다면 효과적인 의사소통을 위한 핵심 요소인 7가지 C를 살펴보겠습니다.완전성
효과적인 의사소통의 첫 번째이자 가장 중요한 속성은 바로 완전성입니다. 이 원칙은 전달되는 메시지가 정보, 사실, 아이디어 측면에서 완전해야 한다는 것을 의미합니다. 이 원칙을 준수하기 위해서는 다음 질문들을 고려해야 합니다.- 이 메시지는 무엇을 전달하고 있나요?
- 이 메시지는 누구에게 보내지는 건가요?
- 이 메시지의 원인은 무엇입니까?
- 메시지는 언제 수신자에게 도달해야 합니까?
- 메시지의 목적지는 어디입니까?
필수 정보
메시지에는 수신자가 이해하는 데 필요한 모든 정보가 포함되어야 합니다. 이러한 정보에는 5W 질문(어디서, 왜, 무엇을, 언제, 누가)에 대한 답변이 포함됩니다. 예를 들어, 무엇을 원하십니까? 언제 원하십니까? 이 일을 하려면 누가 필요합니까? 어디서 해야 합니까? 왜 원하십니까? 어떻게 해야 합니까?필수품
예상되는 질문에 답변하는 것 외에도, 수신자를 혼란스럽게 할 수 있는 형식적인 요소들을 메시지에 포함시키는 것이 중요합니다. 이러한 정보를 누락하면 고객의 형식적 요구 사항이나 기타 필요 사항에 대한 무지로 비춰질 수 있습니다.간결
메시지의 두 번째로 중요한 원칙은 간결성입니다. 이는 발신자의 의도가 수신자에게 간단하고 명확하게 전달되어 수신자가 쉽게 받아들일 수 있어야 함을 의미합니다. 수신자가 내용을 정확하게 이해하도록 하려면, 화자는 메시지를 명확하게 전달하는 데 도움이 되는 적절한 단어를 사용해야 합니다. 또한, 간결한 언어 사용의 효과성을 살려 짧은 메시지도 효과적으로 전달해야 합니다. 화자는 모호한 어휘를 사용하지 않도록 주의해야 합니다. 이러한 어휘를 사용하지 않으면 발신자와 수신자 모두 시간을 절약할 수 있습니다.장황한 표현을 없애버리세요
예를 들어, 다음 구문을 주어진 단어로 바꿔 보세요. ~의 경우에 – 만약 ~와 함께 첨부됨 – 첨부됨 사실상 – 실제로 우리가 받기를 원합니다 – 우리는 원합니다불필요한 반복을 피하세요
The message should be clear, and it should save effort and money for both parties. Moreover, the receiver can always seek clarification from the sender. So, the sender should never repeat similar ideas in the same message.Use Relevant Material
In communication, there is no room for unwanted clarifications, excessive adjectives, and prepositions, or long instructions.Consideration
Consideration is the third essential attribute of a message. As the name suggests, consideration aims at conveying the message, keeping the receiver in mind. It also integrates courtesy. Moreover, the listener should also provide their feedback. The orator should aim at conveying the negatives through a rich expression that does not hurt the listener’s ego. A credible message enriches mutual trust between both parties.Concreteness
Concreteness aims at utilizing clear, specific, and definite information in your messages. This is because unconfirmed details can prove to have a significant negative impact and lead to lousy decision-making.Timely Dispatch
Delivering a message after the job is already completed has no relevance. So, it is crucial to convey the statement at the right time before the deadline.Accurate Facts
The language of the information must be simple, straightforward, and state facts.Congeniality
The speaker must make sure to deliver the message under favorable circumstances. This means that the conditions should feign no inconvenience to the receiver.Clarity
The result of ideas are words that help the receiver to conceive the meaning of the ideas. The speaker can ensure transparency of reviews by the following elements:Clarity of Thoughts
The purpose of the message, the material of transmission, and the choice of the medium of communication. For example, let us assume that some inflammatory material is kept in a godown. So, the communicator must stick a banner with the words, “smoking is prohibited” outside the godown.Clarity of Expression
The receiver should quickly understand the meaning and presentation of the sender through the communication process. For example, in the army, there are several codes which the parties can practice to communicate information. Moreover, the speaker must make sure to use a direct and definite expression. For example, Indirect expression- we all have admired your efforts. Direct expression- we all are admirers of your actions.Use Small Sentences
Long sentences tend to become complicated and hence may confuse the listener.Courtesy
The more polite is your message, the more positive impact it will feign on the listener. You can integrate courtesy in your message with the following attributes:- Apologize for any error and exhibit your sorrow for the same
- Respond to the feedback immediately
- Do not exhibit any undue excitement in expression that makes your message vague and rude
- Express your gratitude to the audience for hearing your message
Correctness
No matter if your language is formal or informal, but it should be correct. Conveying something in which you even do not believe is detrimental to your credibility. Apart from the seven C’s, there are other strategies that you must follow to integrate consummate communication skills.Non-Verbal Communication
Non-verbal communication implies conveying without the use of words. The non-verbal aspects of communication entail the usage of various signals, signs, or indicators.
Such bodily movements help an individual to express feelings and emotions of happiness, displeasure, or anger.
As we all know, the face is the index of the mind. So, the intentions of the speaker can be exhibited and read by the audience from their face.
Hence, non-verbal communication helps to make the message effective and works as a compliment for your content.
There are four types of non-verbal communications- paralanguage, proxemics, body language or kinesics, and sign language.
With your effectual body language, you can exhibit your interest in the process of communication.
Such activities involve lip twisting, eye contact, the twinkling of eyes, shaking hands, a correct body posture, etc.
According to research, body language integrates 55% of your communication. Moreover, the pitch of your voice helps to convey 38% of the information.
Hence, the actual content owes only 7% to facilitate the communication process.
So, you can use functional body language in your communication process.
For example, when an audience sits in front of the speaker and leans towards them, this shows their interest in the speaker’s discourse.
Under stress, people tend to close their fists and bank against the table. Moreover, biting of nails exhibits stress and tension in a person.
Eye contact helps to know the inner feelings of the speakers. On the other hand, lowering of eyes is a sign of respect for people.
The face is the mirror of a personality and exhibits the true expression of an individual.
According to another research, a single glance at a person for even 33 microseconds can help to know about their personality.
So, the speaker should always make sure to smile and proffer their speech during communication.
