行政专员

职位简介

担任行政专员，地点位于埃塞俄比亚亚的斯亚贝巴，负责全面管理公司车辆、员工住宿、供应商采购、办公室运营及设施，以及员工行政支持和外部协调，确保行政工作符合公司与当地法律规定。

主要职责

• 统筹管理公司车辆与公务交通，包括调度、驾驶员协调、维护保养、维修跟进、年检、保险续保、证照管理、燃油采购及使用，以及交通违规和事故处理，并建立详尽的车辆及费用台账。
• 负责亚的斯亚贝巴及其他业务地的员工住宿管理，涵盖房源寻找、租赁谈判及合同管理、家具配置、维修保养、费用结算，协调相关各方确保住宿安全稳定。
• 管理供应商与采购事务，涵盖办公用品、家具设备、车辆及住宿服务、机票酒店等，进行供应商资质审核、询价、谈判、采购执行、验收及付款跟进，确保采购透明合理。
• 负责办公室日常运营与设施管理，包括资产、办公用品、会议室、来访接待、网络通信及水电保障，维护固定资产台账，协调处理设施中断等问题。
• 为员工提供行政及差旅支持，包括接送机、酒店与机票预订、当地交通、办公用品及住宿管理，协助其适应工作生活环境，及时响应紧急状况，执行费用控制及资料归档。
• 协调并配合外部单位如房东、物业、银行、保险、通信及车辆管理机构，协助办理相关手续，确保行政事务符合法规及公司内部要求。

任职要求

• 本科及以上学历，行政管理、工商管理、供应链、财务或相关专业优先。
• 至少两年行政管理、办公室运营、采购、车辆或后勤管理相关经验，具备外企、中资企业或国际环境工作经历优先。
• 熟悉埃塞俄比亚当地供应商资源及相关行政流程者优先。
• 熟练使用Microsoft Office，能独立管理车辆、资产、住宿、供应商及采购等台账。
• 具备询价比价、商务谈判、费用控制及供应商管理能力，有识别采购及付款风险的能力。
• 英语书面及口语良好，掌握阿姆哈拉语或中文者优先。
• 具备良好的政府及外部机构协调沟通能力，能独立处理突发行政和后勤事件。
• 认真细致、责任心强、诚信可靠，执行力和服务意识佳，具备跨文化沟通能力。
• 能够适应多任务并行及一定工作压力，且能接受亚的斯亚贝巴以外的短期出差。
• 乐于运用人工智能及数字化工具提升台账管理、数据分析及工作效率。