Assistente Administrativo
Job Description
Atividades:
- Abertura e Fechamento da Agência: Garantir que o ambiente esteja pronto para receber clientes e colaboradores.
- Recepção e Atendimento: Receber visitantes com cortesia e profissionalismo, garantindo um atendimento ágil e organizado.
- Comunicação Interna: Monitorar e responder mensagens e e-mails, assegurando o fluxo eficiente de informações.
- Suporte aos Corretores: Auxiliar no atendimento ao cliente e em demandas operacionais do time comercial.
- Cadastro de Imóveis: Conferir e registrar dados de captação nos sistemas da agência, garantindo precisão e integridade das informações.
- Gerenciamento de Ligações e Agendas: Atender chamadas e organizar compromissos da equipe para otimizar o funcionamento da agência.
- Gestão de Documentos: Imprimir, organizar e arquivar materiais administrativos e contratos conforme necessidade.
- Admissão de Corretores: Realizar a abertura de chamados no SULTS, enviando toda a documentação necessária para validação do RH e acompanhamento do processo.
- Gestão de Acessos: Liberar acessos corporativos aos corretores após a finalização do processo de admissão.
- Controle de Plantão de Loja: Organizar a escala de plantão dos corretores, garantindo que a agência esteja sempre com atendimento disponível.
- Encaminhamento de Leads: Distribuir leads entre os corretores, sejam eles orgânicos ou provenientes de listas, garantindo o correto direcionamento para atendimento.
- Coordenação da Equipe de Limpeza: Supervisionar os colaboradores responsáveis pela limpeza da agência, garantindo a manutenção do ambiente.
- Solicitação de Reposição de Colaboradores Terceirizados: Acionar a empresa terceirizada para solicitação de substituição de funcionários quando necessário.
- Solicitação de Compras: Realizar pedidos de suprimentos de escritório, materiais de limpeza e lanches para eventos e reuniões da agência, garantindo abastecimento adequado.
- Controle de Estoques: Monitorar e gerenciar o estoque de materiais administrativos e de consumo, assegurando disponibilidade contínua.
- Gestão Financeira: Organizar e encaminhar contas fixas e notas fiscais para o Financeiro Matriz, garantindo conformidade nos pagamentos.
- Atualização de Registros: Manter listas de contatos e cadastros internos atualizados para facilitar a comunicação e a gestão de informações.
- Preparo e Serviço de Café e Água: Preparar café diariamente e servir café e água para reuniões e clientes sempre que solicitado, garantindo um ambiente acolhedor.