AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Cursos de: Administração,Edificações,Engenharias

Escolaridade: Técnico – Administração,Edificações,Engenharias – Completo

Tipo de contrato: CLT

Jornada de trabalho: Segunda à quinta das 8h às 18h e Sexta das 8h às 17h

Disponibilidade para home-office

Benefícios: Plano de saúde, Vale transporte, Vale Alimentação ou Refeição de R$ 37,00

Responsabilidades Da Posição

Empresa que atua, desde 1979, nas áreas de planejamento, captação e gestão de recursos para investimento em infraestrutura contrata Assistente Administrativo para realizar atividades administrativas de engenharia sobre processos de contratação, aditivos e compras, controle de contratos e medições, gestão de documentações, acompanhamento orçamentário, apoio na gestão de projetos e apoio na gestão de demandas e controle de prazos conforme detalhamento abaixo:

Solicitação e acompanhamento de processos de contratação, aditivos e compras de materiais:

• Apoiar os Engenheiros no planejamento das contratações e na elaboração de termos de referência para contração de projetos, estudos e monitorações;
• Solicitar a abertura de requisições para área de suprimentos da empresa para contratação de projetos, estudos, monitoração e compras de materiais, providenciando o envio das documentações necessárias e solicitando autorizações junto à diretoria;
• Acompanhar o processo de contratação até sua efetivação e assinatura, fornecendo à área de suprimentos informações complementares que forem requisitadas, buscando junto aos engenheiros da área subsídios técnicos que se fizerem necessários;
• Conduzir junto área de suprimentos a realização de aditivos de prazo e escopo conforme necessidade da área;
• Interação com sistemas de controle, acompanhamento e assinaturas de contratações (List, Ariba, DocuSign, TOTvs)

Apoio Na Gestão De Projetos e Demandas Área

• Realizar reuniões de abertura e integração para início dos serviços contratados realizando interface com as áreas de segurança do trabalho para obtenção das liberações de serviços necessárias;
• Elaboração de ordens de serviço;
• Acompanhamento de reuniões e elaboração de atas;
• Apoio no desenvolvimento e controle de indicadores da área (desenvolvimento de painel BI, check-list de qualidade, etc.);
• Acompanhamento do andamento de serviço de campo, solicitação de envios de cronograma dos fornecedores;
• Participação de grupos de trabalho como por exemplo comitês de inovação, implantação de sistemas, dando o suporte administrativo conforme necessidade;
• Apoio no controle de demandas e prazos de execução da área, atuando na atualização de ferramentas como MS Project, MS Planner, Sistemas de Gestão de projetos (MGP).

Acompanhamento e controle contratos e gestão de medições de projetos, estudos e monitorações:

• Realizar controle de vigência, saldo, encerramento, reajustes dos contratos, solicitando aos fornecedores e envio de documentações atualizadas sempre que necessário;
• Solicitar medições para os fornecedores e documentações comprobatórias dos serviços prestados;
• Conferir a documentão encaminhada avaliando se todos os documentos foram enviados e se todas as informações foram prestadas;
• Validar as medições com os engenheiros da área;

Gestão de documentações: Apoiar os engenheiros na manutenção das documentações e arquivos produzidos pela e para área, atualizando a rede (servidor) e sistemas na nuvem (sharepoint, onedrive), mantendo a organização de pastas e arquivos tramitados pelo setor.

Acompanhamento Orçamentário

• Apoiar os engenheiros na realização da gestão orçamentária da área, realizando tendências, justificativas de variações orçamentárias;
• Apoiar os engenheiros na realização dos planejamentos orçamentários plurianuais, solicitando cotações à fornecedores, consulta preços praticados nas unidades e elaboração de planilhas orçamentárias;
• Realizar Pedidos de Deliberação Orçamentária (PDO), conforme solicitações dos engenheiros da área;
• Atualizar sistemas de gestão orçamentária (MGI, MGP).

Requisitos Obrigatórios Para a Posição

Para concorrer à esta vaga é desejável que você tenha experiência na área administrativa de gestão de projetos de engenharia civil e/ou engenharia rodoviária.