Auxiliar de Documentação

Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.

Principais Responsabilidades

Executar atividades de arquivo técnico;

Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico;

Preparar documentação para Guarda externa;

Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle;

Estruturar arquivo técnico;

Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;

Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;

Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;

Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente;

Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente;

Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;

Digitalizar documentos por demandas pontuais;

Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;

Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente;

Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;

Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;

Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;

Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;

Conferência da documentação recebida;

Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);

Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;

Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;

Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;

Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.

Os CV’s permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.

Se você é PCD, essa vaga também é para você.

Requisitos

Escolaridade Mínima:

Ensino Médio completo.

Experiência Mínima

Desejável 5 anos de experiência em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.

Conhecimento Mínimos

Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint;

Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;

Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);

Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.

Benefícios

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Vale Alimentação ou Refeição

Vale Transporte

Seguro de Vida

Gympass

e…

Um mundo de oportunidades!!!

• Local de trabalho: Paulínia, SP
• Regime de contratação de tipo: Efetivo – CLT
• Jornada: Período Integral
• Área e especialização profissional: Ciências, Pesquisa – Biblioteconomia
• Nível hierárquico: Auxiliar

REQUISITOS

Escolaridade Mínima: Ensino Médio (2º Grau)

VALORIZADO

Tempo de experiência: Entre 5 e 10 anos