Secretária lll

Será responsável por assessorar o executivo no desempenho de suas funções, gerenciando atividades, reuniões e projetos, organizar e gerenciar compromissos diários da Diretoria, incluindo planos de viagem, fazer cumprir os planos de ação, preparar apresentações, e apoiar Executivos e demais colaboradores que tenham agendas em comum com o CEO.

Responsabilidades e atribuições

• Assessorar o Diretor-Presidente no desempenho de suas funções, gerenciando atividades, reuniões e projetos, organizando e controlando compromissos diários, incluindo planos de viagem;
• Controlar a agenda, marcando e desmarcando reuniões e compromissos no geral, conforme solicitações, e garantir comunicação dos envolvidos nessas agendas;
• Organizar viagens, conforme solicitação, promovendo pesquisas de viabilidade financeira de transporte e estadias no destino, analisando os resultados e atuando conforme o melhor custo-benefício, em alinhamento com as expectativas do Diretor;
• Analisar e atualizar os dados necessários, para facilitar as tomadas de decisões. E receber documentos, encomendas, correspondências, equipamentos de escritório, a fim de direcioná-los;
• Desenvolver comunicações diversas, pertinentes a temas relacionados a Diretoria e conforme demandas, sendo responsável pela elaboração e validação com o superior;
• Realizar a gestão dos processos de compras e pagamentos, como emissão e gestão de pedidos, lançamento de notas e reembolsos no sistema interno, mantendo alinhamentos internos com as áreas envolvidas (Suprimentos, Fiscal e Financeiro) referente às requisições e acompanhando as aprovações e efetivações, a fim de garantir os pagamentos de forma adequada e dentro do prazo;
• Garantir a comunicação com os fornecedores e atuar nos controles contratuais, a fim manter os processos e a perpetuidade das relações com os prestadores de serviços e compras;
• Realizar a interface com as demais áreas para assegurar o cumprimento das ações designadas pela Diretoria;
• Apoiar demais Executivos em temas relacionados a despesas, viagens e agendas;
• Gerir os recursos administrativos e orçamento sob sua responsabilidade, a fim de manter o controle e organização da área.
• Garantir alinhamento e orientação sobre atendimento a recepção.

Requisitos e qualificações

• Superior completo em Secretariado Executivo, Administração, e áreas correlatas;
• Pós-Graduação (Desejável);
• Inglês fluente;
• Pacote Office (conhecimento intermediário);
• Visão sistêmica para leitura de cenários;
• Experiência anterior em assessoramento de diretoria;
• Capacidade de concentração e de atendimento a múltiplas demandas;
• Experiência na análise de dados, geração e análise de indicadores;
• Habilidade na comunicação oral e escrita;
• Planejamento e organização;
• Bom relacionamento interpessoal e discrição.