Deskripsi pekerjaan

Die GBS Arbeitsschutz GmbH ist ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, brandschutztechnische Wartung und Arbeitsmedizin.
Um unsere internen Prozesse und Systeme weiterzuentwickeln, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Head of Digital & Systems (m/w/d).
Deine Mission
Du steigst in eine moderne Systemlandschaft ein, die bereits auf HubSpot, Microsoft 365, n8n und KI-gestützten Anwendungen basiert. Diese Technologien bilden die digitale Grundlage unseres Unternehmens und werden kontinuierlich ausgebaut.
Wir möchten daraus ein integriertes Operating System, das Prozesse verbindet, Informationen automatisiert bereitstellt und Teams im Tagesgeschäft entlastet entwickeln. Ziel ist eine durchgängige, nachvollziehbare und skalierbare Arbeitsweise entlang aller Kunden- und internen Prozesse.
Was uns dafür fehlt, ist die Person, die die vorhandenen Systeme technisch zusammenführt, betreibt und konsequent weiterentwickelt. Du sorgst dafür, dass Datenflüsse funktionieren, Automatisierungen zuverlässig laufen und neue Anforderungen effizient in die bestehende Systemlandschaft integriert werden.
Dabei arbeitest du an der Schnittstelle von Prozessen, Automatisierung und KI. Du entwickelst Lösungen nicht nur konzeptionell, sondern setzt sie auch operativ um und begleitest sie bis in den produktiven Betrieb.
Aufgaben
Systemaufbau & Integration

Aufbau und Weiterentwicklung der Systemlandschaft (HubSpot, Microsoft 365, n8n, Fachsysteme)
Sicherstellung stabiler Daten- und Prozessflüsse zwischen allen Systemen
Weiterentwicklung von HubSpot als zentrale Plattform (Workflows, Reporting, APIs, Datenmodelle)
Sicherstellung von Datenqualität und Prozessstandardisierung

Prozessautomatisierung

Identifikation und Automatisierung manueller, wiederkehrender Tätigkeiten
Aufbau von End-to-End-Workflows zur Reduktion von Medienbrüchen
Entwicklung und Pflege von Automatisierungen in n8n oder vergleichbaren Tools

KI-Integration in operative Prozesse

Einführung eines DSGVO-konformen KI-Assistenzsystems (EU-Hosting erforderlich)
Einsatz von KI in Dokumentation, Reporting und operativen Prozessen (z. B. Begehungen, ASA, GBU)
Aufbau einer internen Wissensbasis sowie strukturierter Prompt- und Nutzungsvorlagen
Bewertung und Integration neuer KI-Technologien

Wissenssystem & Enablement

Aufbau und Weiterentwicklung einer strukturierten Playbook- und Wissensplattform in Microsoft 365 / SharePoint
Entwicklung standardisierter Prozesse und Vorlagen für wiederkehrende Abläufe
Unterstützung bei der Einführung KI-gestützter Arbeitsweisen im Unternehmen

Architektur & Technologieverantwortung

Verantwortung für die technische Gesamtarchitektur (Build, Run, Improve)
Mitwirkung an strategischen Technologieentscheidungen (z. B. KI-Plattform, ERP-System)
Steuerung externer Entwicklungspartner

Qualifikation

Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung in Informatik, Wirtschaftsinformatik, IT oder vergleichbar – Quereinstieg mit relevanter Praxiserfahrung möglich
Idealerweise Erfahrung im Aufbau oder Betrieb von System- und Prozesslandschaften im B2B-Umfeld
Sehr gute praktische Erfahrung mit HubSpot (Admin-Level: Workflows, Properties, Reporting, APIs)
Erfahrung mit Microsoft 365 / Power Platform (Power Automate, SharePoint)
Erfahrung mit Automatisierungsplattformen wie n8n, Make oder Zapier
Verständnis von API-basierten Integrationen und Datenarchitekturen
Praktische Erfahrung im Einsatz von KI in Geschäftsprozessen
Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in Cloud- und KI-Systemen
Strukturierte, lösungsorientierte Hands-on-Arbeitsweise
Fähigkeit, technische Zusammenhänge verständlich zu erklären
Außerdem sind Kenntnisse in Python / Skriptsprachen für Automatisierung; Microsoft Graph API / SharePoint-Entwicklung sowie Erfahrung mit Feld- oder Erfassungssystemen (z. B. SMAPone, Foxtag oder vergleichbar) von Vorteil

Benefits

Aufbau eines kompletten digitalen Operating Systems mit direktem Einfluss auf das Unternehmen
Unbefristeter Arbeitsvertrag in Vollzeit, 30 Tage Urlaub
Flexible Arbeitszeiten und regelmäßiger Remote-Arbeit
Marktgerechte Vergütung inkl. erfolgsabhängiger Komponente
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege
Vollständige Entscheidungsfreiheit innerhalb der strategischen Leitplanken
Moderne, cloudbasierte Tool-Landschaft (HubSpot, Microsoft 365, n8n, KI-Tools)

Jetzt bewerben. Systeme bauen. Wirkung erzeugen.
Das hier eine Chance, ein komplettes digitales System in einem wachsenden Unternehmen aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung, hast kurze Entscheidungswege und siehst unmittelbar, welchen Unterschied deine Arbeit im operativen Alltag macht. Wenn du gerne Systeme baust, Prozesse automatisierst und KI in echte Abläufe bringst, dann ist das genau der richtige Spielplatz dafür.
Wir suchen jemanden, der unser Problem versteht und Lust hat, es gemeinsam mit uns zu lösen.
Deshalb ist unser Auswahlprozess bewusst praxisnah aufgebaut. Schreib uns schon in deiner Bewerbung eine kurze Einschätzung, welchen ersten konkreten Automatisierungsschritt du bei GBS angehen würdest und warum.
Wenn du dich darin wiederfindest, freuen wir uns darauf, genau das gemeinsam mit dir in die Umsetzung zu bringen!