ASSISTANT AU SECRETARIAT PARTICULIER DU DGS (H/F)

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 130 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile. Venez contribuer à la réalisation de projets métropolitains d’envergure au sein d’une collectivité en pleine croissance.

Ensemble, construisons une métropole à la hauteur des défis de demain !

Le pôle assistanat Présidence et Direction générale recherche un(e) assistant(e) au secrétariat particulier du Directeur Général des Services.

Activités détaillées du poste

• Secrétariat du Directeur général des services
• Rédaction, mise en forme et valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
• Tenue d’agenda complexe et mouvant, prise de rendez-vous à haut niveau (ministères, administrations centrales, décideurs, élus…), organisation des événements et déjeuners
• Gestion de déplacements du DGS en lien avec le cabinet du Président et les chargés de mission, le chauffeur et les interlocuteurs externes
• Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers en lien avec les autres assistantes de direction (DGA et Directions)
• Participation au CODIR pour la gestion des rendez-vous et le suivi de l’agenda
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs
• Répartir et suivre de la circulation des parapheurs
• Publipostage et mise sous plis
• Assurer la préparation des dossiers en lien avec les réunions internes et les déplacements externes
• Tenue des fichiers contact (CRM EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour, etc.
• Assurer l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)
• Classer et archiver les documents administratifs

Vos compétences à partager

• Connaissance de l’environnement public
• Maîtrise des procédures administratives
• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction (rédaction de comptes rendus, courriers, gestion d’agenda complexe et mouvant, gestion de tableaux de bord, et outils de planification et de suivi)
• Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
• Maîtrise de l’ensemble des outils du Pack Office
• Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
• Capacité à travailler en équipe et à hiérarchiser les priorités
• Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
• Engagement, disponibilité, rigueur

Conditions d’accès au poste

• Niveau d’étude souhaité : bac+2
• Formation requise : assistanat de direction
• Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 5 ans
• Catégorie B et C, filière administrative, cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux et des adjoints administratifs territoriaux
• Recrutement statutaire, à défaut contractuel
• Sujétions liées au poste : plages horaires du poste à pourvoir à organiser avec l’autre assistante pour offrir des plages quotidiennes étendues au niveau du pôle

Pourquoi nous ?

Travailler à La Métropole Du Grand Paris C’est Aussi Bénéficier De Nombreux Avantages Vous Garantissant Des Conditions Optimales Pour Accomplir Vos Missions

• Temps de travail : 40h / semaine
• Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois
• Régime indemnitaire attractif + CIA sur objectifs individuels et collectifs
• Locaux agréables et très bien équipés
• Restaurant inter entreprise + accès au restaurant municipal de la ville de Paris
• Participation employeur aux frais de mutuelle, prévoyance
• Prise en charge du pass Navigo à 75 %
• Forfait mobilité durable pouvant aller jusqu’à 300 €/an pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette, voiture électrique…)
• CNAS (Comité National d’Action Sociale)
• Parcours de formation adapté à votre projet professionnel

Pour Aller Plus Loin

Futur N+1

Philippe CASTANET, Directeur Général des Services

Philippe CASTANET / Linkedin

Participez à notre succès collectif ! Rejoignez la Métropole du Grand Paris.