Assistant(e) de Direction F/H

Arabelle Solutions propose un large portefeuille de technologies et des services de îlots de turbines qui sont utilisés dans plus d’un tiers des centrales nucléaires dans le monde, aidant ainsi les clients du monde entier à fournir une énergie fiable dans leur transition vers un avenir à faibles émissions de carbone. La turbine à vapeur Arabelle est la plus avancée de son genre et la société fournit des solutions de support du cycle de vie des îlots de turbine pour tous les types de réacteurs nucléaires – améliorant la puissance de sortie, réduisant l’empreinte environnementale et réduisant les coûts d’exploitation. Arabelle Solutions compte environ 3 300 collaborateurs répartis dans 16 pays et est une filiale du groupe EDF.

Chez Arabelle Solutions, nous sommes fiers de concevoir des services et des solutions qui génèrent de l’énergie non seulement pour aujourd’hui et demain, mais aussi pour les générations à venir. Vous travaillerez aux côtés d’esprits brillants et passionnés. Nous offrons un large éventail d’opportunités à ceux qui souhaitent construire le monde de demain. Nous pensons qu’une culture de soutien est essentielle pour atteindre des objectifs communs. La diversité et un état d’esprit inclusif nous rendent, nous et notre entreprise, plus forts.

www.arabellesolutions.com

Responsabilités Principales

• Organiser, planifier et optimiser les agendas et les déplacements professionnels (réunions, déplacements, visites, absences, …), en respectant la politique voyage du Groupe et les règles de sécurité en vigueur. Ceci inclut les procédures de demande de visa ainsi que la gestion des notes de frais
• Anticiper et rassembler les informations nécessaires à l’établissement des documents officiels selon les règles de l’entreprise (visas, passeports, assurance, lettre d’invitation, dossier d’expatriation, vaccins, …).
• Rédiger, mettre en forme et tenir à jour les courriers, documents, rapports et comptes-rendus du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) de la Direction et suivre la réalisation des actions décidées.
• Anticiper et assurer le bon fonctionnement de la Direction, matériel, informatiques fournitures et consommables du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) exécutif(s).
• Traiter les commandes, notes de frais et factures du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) de la Direction dans le respect des règles d’intégrité en vigueur et assurer le suivi.
• Gérer des agendas requérant des interactions avec les leaders et assistants tant internes qu’externes pour coordonner un grand nombre de meetings complexes. Analyser le besoin et la criticité des différents interlocuteurs afin de gérer les urgences des clients internes et externes.
• Planifier et organiser les réunions et/ou événements (séminaires, salons divers, …) du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) exécutif(s).
• Être le point de contact privilégié des intervenants internes et externes. Anticiper l’arrivée, accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes (clients, visiteurs…) en portant l’image de l’entreprise.

Confidentialité

• Gérer et protéger les données confidentielles en faisant preuve de rigueur, de discernement et d’attention.
• Garantir une conformité parfaite et contribuer à promouvoir un environnement de travail éthique et conforme

Qualifications

• Minimum 5 années d’expérience en tant qu’assistante de direction dans une entreprise multinationale
• Bilingue anglais
• Expertise dans la gestion d’agendas complexes
• Bonne connaissance MS Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Expérience dans l’organisation de voyages pour des dirigeants
• Attention aux détails
• Sens du service, flexibilité, anticipation, proactivité, organisation
• Qualités de communication orale et écrite, capacité à interagir avec différentes parties prenantes (à tous niveaux)
• Capacité d’adaptation
• Grand sens du respect de la confidentialité

Nos piliers de la culture déterminent la manière dont nous travaillons ensemble : Equipe, Expertise, Engagement.

Nous sommes une seule et même équipe et coopérons en toute transparence. Nous valorisons toutes les Expertises pour des solutions innovantes et efficaces. Nous sommes engagés et responsables de nos actions et résultats.

Lorsque vous entrez en relation avec Arabelle Solutions, vous rejoignez une communauté bienveillante dont la culture prône la différence et accorde de la valeur à chaque avis.

Arabelle Solutions est un employeur offrant l’accès à l’égalité en emploi : nous pensons que la diversité est bénéfique à la fois pour nos salariés, nos activités et nos clients. Par conséquent, nous nous engageons à être un employeur inclusif et encourageons tous les candidats à déposer leur candidature. Nous croyons fermement en un environnement de travail dépourvu de discrimination, quelle qu’en soit la base, notamment l’origine, le sexe, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, la situation de famille ou la grossesse, les caractéristiques génétiques, l’appartenance ou de la non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, les convictions religieuses, l’état de santé, le handicap, ou toute autre caractéristique protégée.