Assistant(e) administrative et technique _ CDI _NANTES F/H

Nantes Métropole Habitat, Office Public de l’Habitat de la Métropole Nantaise, est propriétaire et gestionnaire de 25 000 logements sociaux, permettant ainsi à près de 50 000 personnes de se loger. Créé il y a un peu plus d’un siècle (1913) – alors Office public d’habitations à bon marché – Nantes Métropole Habitat a d’abord accompagné l’histoire et les évolutions de la ville de Nantes, passée de 133 000 habitants il y a un siècle à près de 300 000 aujourd’hui, et a été un acteur permanent du progrès social et urbain : lancement des cités-jardin dans les années 30, généralisation des salles de bains, reconstructions d’après-guerre, écoquartiers, et aujourd’hui bâtiments à énergie positive, développement des énergies renouvelables et architectures ambitieuses…

Vidéo De Présentation NMH

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Description Du Poste

Sous l’autorité hiérarchique du directeur et l’autorité fonctionnelle de l’assistante de direction, il/elle assiste les techniciens opérationnels dans les domaines d’activités suivants :

• Pour la direction transition patrimoniale et énergétique : Opérations / marchés exploitation et MBC / accessibilité / Bonus Fidélité / Dommage Ouvrage / Sécurité du Patrimoine / Habitat Spécifique / Fibre Optique / Astreinte / Gestion locaux administratifs et les chefs de projet dans le montage et la réalisation des opérations sur l’ensemble des actes administratifs et financiers.
• Pour la direction Développement : Opérations en VEFA, Opérations en Maîtrise d’ouvrage directe, Accession, Appui au développement. Dans l’exercice de ses missions, il/elle devra s’appuyer, notamment, sur les différentes directions.

Activités Principales

Secrétariat :

• Réponses de premier niveau aux différents interlocuteurs,
• Coordination administrative des différents interlocuteurs : programmation de réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Gestion administrative des dossiers : Gestion des courriers dématérialisés (Documalis), rédaction et mise en forme des courriers, tenue des dossiers administratifs et techniques, constitution du dossier dommages ouvrage, rédaction des autorisations administratives dans les délais impartis, gestion du classement et de l’archivage sous la responsabilité du technicien en charge des dossiers, participation à la rédaction des pièces en lien avec les instances de gouvernance.
• Traitement et suivi des actes de sous-traitance et des avenants en cas d’absence de l’assistante acte de sous-traitance.
• Participation aux réunions de service, et participation, sur sollicitation, aux réunions de suivi, à certaines visites sur site.
• Prise de rendez-vous et relances téléphoniques auprès des différents interlocuteurs (locataires, partenaires, entreprises)

Comptabilité

• Gestion, sous la responsabilité du technicien de l’ensemble des opérations comptables et administratives (préparation de l’engagement (validation par le « technicien » de l’engagement et facturation), lettres de rejet comptables, révisions, avenants, décomptes généraux et définitifs …).

Livraison et garantie de parfait achèvement

• Participation ponctuelle aux opérations préalables à la réception ainsi qu’à la levée des réserves.
• Recensement, suivi et traitement des réclamations post-livraisons en lien avec les locataires et accédants.
• Participation aux bilans.
• Accompagnement des rendez-vous agences concernant notamment la GPA ou les bilans : préparation des supports de présentation, rédaction de comptes rendus.

Profil recherché

Autonomie : capacité d’organisation ; sens de l’initiative ; réactivité ; capacité à gérer les priorités et à hiérarchiser.

Responsabilité : capacité à contrôler les résultats de son activité ; capacité à prendre les dispositions correctives nécessaires en fonction des résultats attendus ; capacité à assurer la fiabilité des situations traitées ; respect de la déontologie ; discrétion.

Dimension relationnelle : capacité d’écoute ; sens du travail en équipe ; capacité à communiquer.

Technicité / Management : rigueur et méthode ; capacité de synthèse ; capacité rédactionnelle (compte-rendu, courriers, notes…); très bonne maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques.

Connaissances requises : connaissance de l’environnement professionnel ; bonne connaissance des pièces comptables, notions de base sur les marchés publics liés à l’activité.

Ce poste est à pourvoir dans le cadre d’un CDI (temps plein) à Nantes.

Les + de NMH:

• Une entreprise reconnue qui assure sa mission sur le territoire depuis plus de 110 ans
• Un parcours d’intégration adapté pour tous les nouveaux collaborateurs.
• Accès transports en commun et plan de mobilité entreprise
• Temps de travail à 37H30 avec l’attribution de 15 jours de RTT et de 31 jours de congés payés
• Tickets restaurants d’une valeur de 9,50€ (60% pris en charge par l’employeur), mutuelle d’entreprise, CSE (chèques vacances, chèques cultures, sorties,…)
• Une charte #télétravail et des horaires flexibles