ASSISTANT ADMINISTRATIF – H/F

Mission principale

La personne recrutée assure le secrétariat classique et exécute, de manière autonome, des actes de gestion et des actes administratifs courants et leur suivi. Elle s’intègrera aux équipes des trois Instituts et participera à l’ensemble des missions des instituts incluant les services à la communauté.

Activités principales

Gestion Financière

• Assurer l’interface administrative avec le service financier de l’Inserm et les fournisseurs ;
• Appliquer les règles et procédures financières et budgétaires de l’Inserm en respectant la politique d’achat et les diverses procédures
• Procéder aux opérations d’engagement des commandes via SIFAC (Inserm) ; suivre et valider les réceptions
• Organiser et gérer les déplacements des personnels des instituts et des invités: réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais : préparer et assurer le suivi des missions ainsi que les états de frais via les outils de gestion financière de l’Inserm ;
• Assurer la gestion et le suivi budgétaire de la dotation ;
• Participer au montage budgétaire du service ; classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières et comptables
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.

Secrétariat et gestion Administrative

• Organiser des rendez-vous ou des réunions, gérer les agendas
• Traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser au sein du pôle et services concernés
• Concevoir des tableaux de bord
• Rédaction de courriers et notes et assurer le circuit de signature via l’outil eParapheur de l’Inserm ; mise en forme de documents et de présentations
• Aider à la constitution des dossiers des IT.
• Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
• Contribuer à la rédaction de bilans et rapports à la demande de l’Inserm
• Aider à la mise en place de colloques ou d’événements

Activités secondaires

• Contribuer à la gestion des sites web des Instituts thématiques

Spécificité(s) et environnement du poste

• Pas de contrainte particulière

Profil recherché

Connaissances

• Techniques de secrétariat ;
• Connaissances budgétaires générales ;
• Techniques de communication ;
• La maîtrise de la langue anglaise serait un plus apprécié ;
• Procédures administratives, financières et budgétaires de l’Inserm et circuits internes

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques de secrétariat,
• Maitriser les logiciels Word, Excel et Powerpoint, messagerie interne et internet ;
• Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire ;
• Sens de l’organisation et de la rigueur administrative ;
• Savoir prioriser et gérer ;
• Connaître et savoir utiliser les outils informatiques de gestion financière et budgétaire SIFAC ;
• Savoir communiquer avec les services internes et externes à l’établissement ;
• Savoir rendre compte de son activité

Aptitudes

• Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe ;
• Disponibilité, réactivité et polyvalence ;
• Capacités d’adaptation, dynamisme, rigueur ;
• Discrétion, respect de la confidentialité

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience souhaitée : expérience similaire souhaitée

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, gestion financière, assistant de direction, assistant de manager

Bac +2 à Bac +4